KPIs: Worauf kommt es an?
Vielerorts ist es Praxis geworden, sämtliche Kennzahlen als KPIs zu bezeichnen. Der inflationäre Gebrauch von KPIs ist allerdings irreführend, da bei weitem nicht alle Leistungsindikatoren auch wirklich der „Schlüssel“ zum Erreichen eines Ziels sind.
Zieldefinition für Business-Units
Bevor KPIs definiert werden, muss ein Unternehmen zuerst globale und regionale Ziele für Business-Units definieren. Es ist sinnvoll, KPIs je Bereich – zum Beispiel für Marketing, Vertrieb, Finanzen, Logistik – als auch bereichsübergreifend auf höherer Managementebene festzulegen.
Unterschiedliche KPIs pro Unit
Der Schwerpunkt jeder Unit spiegelt sich in den KPIs wider. Während im Online-Bereich die Verweildauer und häufig geklickter Content wichtige Informationsquellen sind, interessieren sich andere Entscheider für die Kosten pro Akquisition oder die Konversionsrate. Für die KPIs sollten Korridore mit bestimmten Handlungsempfehlungen festgelegt werden, damit bei Über- und Unterschreitungen konkrete Aktionen umgesetzt werden. Unterschiedliche KPIs können je nach Wichtigkeit sortiert und gegebenenfalls in einem gewichteten Index zusammengefasst werden.
Abbildung: Anforderungen an einen nützlichen KPI
Häufige Fehler bei KPIs
Ein häufiger Fehler ist die Erstellung von zu vielen Kennzahlen: Informationen müssen auf den Punkt gebracht werden. Wer 50+ KPIs für einen Bereich auflistet, hat ein falsches Verständnis von Schlüsselindikatoren. Das Ziel sollte eine Handvoll KPIs pro strategischem Unternehmensziel und -bereich sein. Weitere Fehler sind, neben einer Flut an Kennzahlen, zu vage definierte KPIs und unklare Verantwortlichkeiten sowie Kennzahlen, die Erfolge und Misserfolge nicht richtig abbilden. KPIs von anderen Unternehmen sind nicht zwingend gute Messgrößen für den eigenen Bereich.
Das Akronym SMART (Specific, Measurable, Achievable, Result-oriented, Time-bound) hat sich bei der Erstellung von KPIs bewährt.
Dashboards – die übersichtliche Darstellung von Daten
Bei einem Dashboard handelt es sich um eine Seite, die mithilfe von Graphiken und Kennzahlen einen leicht verständlichen Überblick über ein Thema gibt. Häufig wird Business-Intelligence-Software wie Qlik Sense, Power BI oder Tableau angewandt. Unterschiedliche Datenquellen können hier leicht zusammengeführt und angepasst werden. Dies ist eine exzellente Grundlage, um Berichte und interaktive Reporting-Tools zu erstellen. Die Anwendungen gehen über klassische Excel-Spreadsheets hinaus und bieten deutlich mehr Freiraum bei Visualisierungen großer Datenmengen und zusätzliche Features. Dashboards können schnell aktualisiert oder geteilt werden, außerdem können automatische Benachrichtigungen verschickt werden, wenn Metriken Schwellenwerte über- oder unterschreiten.
Was Dashboards leisten müssen
Dashboards sollten keine Datenfriedhöfe mit langen Tabellen sein, sondern ein leicht verständliches Bild zeichnen. Ein gutes Dashboard erzählt eine klare Story. Häufig wird bei den graphischen Elementen auf Diagrammtypen wie Scatterplots, Bubble-Plots, altbewährte Balken-, Säulen- und Kreisdiagramme oder auf leicht verständliche Tachometer- und Ampel-Abbildungen zurückgegriffen.
Vorteile von Dashboards
Ein klarer Vorteil ist die intuitive Interaktion mit Dashboards – Drilldowns, Zoomfunktionen und Filter erlauben ein schnelles Eintauchen in Daten auf unterschiedlichen Hierarchiestufen. So können Trends und Anomalien erkannt sowie What-If-Szenarien analysiert werden. Das Ziel ist, komplexe multidimensionale Unternehmensdaten übersichtlich aufbereitet darzustellen.
Abblidung: QlikSense-Tool (Auszug)
Alle wichtigen Daten im Blick: KPI-Dashboards
Die Kombination aus klar definierten KPIs und leicht verständlichen Graphiken ist eine exzellente Entscheidungsgrundlage. Auf Basis von KPI-Dashboards können zielgerichtet Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken identifiziert werden.
Themenspezifische Dashboards für die Firmen-Homepage, den Online-Shop oder Business-Units aus unterschiedlichen Ländern und Bereichen sorgen für den nötigen Detailgrad. Während sich ein Management-Dashboard eher auf das „Big Picture“ beschränkt, so kann ein Controlling-Cockpit, ein Marketing-KPI-Dashboard oder ein Salesforce-Dashboard adressatengerecht Informationen vermitteln:
- War meine letzte Preiserhöhung erfolgreich, d.h. wurde sie im Markt auch umgesetzt?
- Ist unser Rabattsystem global konsistent oder zumindest modular?
- Wie performen meine Länder und Regionen und was sind die Ursachen dafür?
- Wo habe ich Margin-Leakages, die dringend geschlossen werden müssen?
Abbildung: Prototypische Umsetzung von User Stories
KPI-Alarm
Die Kombination aus interaktiven Echtzeit-Daten und Warnhinweisen ermöglicht es, sofort zu handeln, wenn ein KPI-Alarm ausgerufen wird. Vorhersage- und Prognosemodelle können leicht ergänzt werden und helfen dabei die Entwicklung von KPIs abzuschätzen. Die einschlägigen Software-Tools sind in der Anwendung sehr benutzerfreundlich und können auch ohne vertiefte IT-Kenntnisse genutzt werden.
Projektbeispiele und Erfahrungen
Prof. Roll & Pastuch – Management Consultants hat langjährige Erfahrung in der Erstellung von Business-Intelligence-Anwendungen und in der Definition geeigneter KPIs. Wir entwickeln gerne für Sie moderne und interaktive KPI-Dashboards, die Sie im Business-Alltag weiterbringen.
Roll & Pastuch unterstützt Sie sowohl bei der Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen, der Definition aussagekräftiger KPIs, als auch bei der adressatengerechten Aufbereitung in Form von Dashboards.
Mit guten KPIs und smarten Dashboards durchstarten
Lassen Sie uns gemeinsam das Potenzial in Ihren Daten heben, damit Sie schneller Entscheidungentreffen können und Ihre Unternehmensziele erreichen. Wir stehen Ihnen gerne bei Fragen und für weiteren Austausch zur Verfügung.
Kai Pastuch
Kai Pastuch ist Geschäftsführer von Prof. Roll & Pastuch – Management Consultants. Vor seinem Einstieg als Managing Partner war er als Director bei einer international führenden Strategie und Marketing Beratung tätig. Als Dipl.-Wirtschaftsinformatiker leitet er auch unsere Software Firma nueprice, die sich mit dem gleichnamigen Produkt auf das Pricing von Ersatzteilen spezialisiert hat. Herr Pastuch verfügt über umfangreiche Projektmanagementerfahrung aus zahlreichen Projekten für internationale Großunternehmen und den deutschen Mittelstand in den Bereichen Preismanagement, Marketing, Vertrieb und Strategie. Neben vielfältigen Fachpublikationen in renommierten Zeitschriften und der Herausgabe der Fachbücher Praxishandbuch Preismanagement und Big Deal Management, ist er ein gefragten Moderator und Vortragsredner rund um die Themen Vertrieb und Pricing. Als praxisorientierter Manager engagiert er sich gerne persönlich auf unseren Projekten und bringt in Workshops und Steerings sein breites Erfahrungswissen ein.
