KPIs: Worauf kommt es an?
KPIs sind Werte, die eine präzise Einschätzung darüber ermöglichen, wie effektiv eine Organisation ihre vorrangigen Geschäftsziele verfolgt und erreicht. Im Gegensatz zu gewöhnlichen Kennzahlen heben sich KPIs dadurch ab, dass sie gezielt auf die Messung und Überwachung der Leistung bzw. Zielerreichung in Bezug auf die wichtigsten Unternehmensziele ausgerichtet sind, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Management macht.
Zieldefinition für Business-Units
Bevor die Definition von KPIs erfolgt, ist es erforderlich, dass ein Unternehmen seine globalen und regionalen Ziele für die jeweiligen Business-Units klärt. Es empfiehlt sich, ein KPI Dashboard sowohl für spezifische Bereiche wie
- Marketing
- Sales
- Finanzen
- Logistik
sowie für die übergeordnete Managementebene bereichsübergreifend zu etablieren. Neben den finanziellen Kennzahlen wie Umsatz und Gewinn sollten ebenso Prozessindikatoren aus den verschiedenen Bereichen, darunter Kundeninteraktionen im Vertrieb oder der Zustand der Lead-Pipeline, in Betracht gezogen werden.
Unterschiedliche KPIs pro Unit
Der Erfolg von Geschäftseinheiten wird direkt durch ihre KPIs reflektiert. In der Online-Welt bieten die Verweildauer und der beliebte Content wesentliche Einsichten, wohingegen sich andere Führungskräfte eher auf die Kosten pro Akquisition oder Konversionsraten konzentrieren.
Für diese KPIs ist es zweckmäßig, Handlungskorridore mit klaren Empfehlungen zu etablieren, um bei Über- oder Unterschreitungen gezielte Schritte einzuleiten. Die verschiedenen KPIs können nach ihrer Relevanz sortiert und bei Bedarf in einem gewichteten Index aggregiert werden.
Abbildung: Anforderungen an nützliche KPIs
Pricing KPIs
Auch im Pricing-Kontext ist die korrekte Definition von KPIs nicht trivial. Häufig bewährt es sich wertbasierte Zielpreise für Produkte zu definieren, um Abweichungen zu messen und Ausreißer in den Transaktionsdaten zu erkennen. Auf diese Weise lassen sich rasch problembehaftete Kunden, Märkte und Produkte erkennen. Sinnvolle Management-KPIs enthalten häufig Soll-Ist-Vergleiche von Umsatzzahlen und Margen, für die im Vorfeld klare Ziele in den einzelnen Bereichen definiert wurden. Einen weiteren wichtigen Indikator ergibt die Messung von Preis- und Volumeneffekten. Nur so können die Folgen einer Preisanpassung kontrolliert werden. Vor einer Preis- oder Konditionenanpassung sollte außerdem immer eine Simulation durchgeführt werden, welche die Auswirkungen auf wichtige Kennzahlen überprüft.
Häufige Fehler bei KPIs
Ein häufig zu beobachtender Fehler im Design von Dashboards ist die Erstellung von zu vielen Kennzahlen: Informationen sollten auf den Punkt gebracht werden. Das Ziel sollten wenige, aber dafür besonders aussagekräftige KPIs pro strategischem Unternehmensziel und -bereich sein. Problematisch sind zudem KPIs, die keine klare Aussage zu Erfolg und Misserfolg liefern und daher nicht in Aktionen überführt werden können.
Das Akronym SMART (Specific, Measurable, Achievable, Result-oriented, Time-bound) hat sich bei der Erstellung von KPIs bewährt.
| Spezifisch | Spezifisch bedeutet dabei, dass jeder KPI eine klar definierte und präzise Zielsetzung haben sollte, die keine Mehrdeutigkeiten zulässt. |
| Messbar | Messbar impliziert, dass der Fortschritt und Erfolg quantifizierbar sein muss, um objektiv beurteilt werden zu können. |
| Erreichbar | Erreichbar stellt sicher, dass die Ziele realistisch sind und mit den verfügbaren Ressourcen und im gegebenen Kontext umgesetzt werden können. |
| Ergebnisorientiert | Ergebnisorientiert bedeutet, dass jeder KPI direkt zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele beitragen sollte. |
| Zeitgebunden | Schließlich gewährleistet „Zeitgebunden“, dass jedes Ziel einen klaren Zeitrahmen hat, innerhalb dessen es erreicht werden soll, um die Dringlichkeit und Priorisierung zu fördern. |
Dieser methodische Ansatz hilft Unternehmen, ihre strategischen und operativen Ziele effizient zu steuern und zu erreichen, indem er eine fokussierte und messbare Route zur Leistungsverbesserung und zum Erfolg aufzeigt.
Zu guter Letzt ist es wichtig, KPIs an konkrete Aktionen zu knüpfen. Was passiert, wenn ein Ziel nicht erreicht wird? Welche Anpassungen können vorgenommen werden und was sind die nächsten Schritte? Durch einen klar definierten und mit allen Verantwortlichen abgestimmten Aktionsplan werden die KPIs auf den Dashboards zu mächtigen Werkzeugen in der Unternehmenssteuerung.
Das KPI-Dashboard – die übersichtliche Darstellung von Daten
Ein Dashboard in einem Business Intelligence (BI)-Werkzeug ist eine visuelle Schnittstelle, die aggregierte Daten aus verschiedenen Quellen in einer leicht verständlichen und interaktiven Weise darstellt. Ziel eines KPI Dashboards ist es, Benutzern – von Analysten bis hin zu Führungskräften – einen schnellen Überblick über die wichtigsten Leistungsindikatoren, Trends und Analysen zu bieten, die für die Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung in einem Unternehmen entscheidend sind.
KPI Dashboards ..
- sind ein zentrales Element in BI-Werkzeugen
- reduzieren die Komplexität von Datenanalysen
- demokratisieren den Zugang zu geschäftsrelevanten Informationen
- ermöglichen es auch Nicht-Datenexperten, datengestützte Entscheidungen zu treffen
- tragen insgesamt zu einer datenorientierten Kultur innerhalb eines Unternehmens bei
Was Dashboards leisten
Häufig wird Business-Intelligence-Software wie Power BI, Qlick Sense oder Tableau angewandt. Unterschiedliche Datenquellen können hier leicht zusammengeführt und angepasst werden. Das schafft eine exzellente Grundlage, um Berichte und interaktive Reporting-Tools zu erstellen. Die Anwendungen gehen über klassische Excel-Spreadsheets hinaus und bieten mehr Freiraum bei Visualisierungen großer Datenmengen sowie zusätzliche Features. KPI Dashboards können schnell aktualisiert oder geteilt werden, außerdem können automatisierte Benachrichtigungen verschickt werden, wenn Metriken Schwellenwerte über- oder unterschreiten.
Vorteile von Dashboards
Im Gegensatz zu Ad-Hoc Analysen handelt es sich bei Dashboards um abgestimmte und regelmäßig eingesetzte BI-Tools zur Steuerung von Unternehmen. Grundlage ist dabei ein klar definierter Prozess, um datengetriebene Entscheidungen abzuleiten. Ein Vorteil ist die intuitive Interaktion mit Dashboards – Drilldowns, Zoomfunktionen und Filter erlauben ein schnelles Eintauchen in Daten auf unterschiedlichen Ebenen. So können Trends und Anomalien erkannt sowie What-If-Szenarien analysiert werden. Das Ziel ist, komplexe multidimensionale Unternehmensdaten übersichtlich aufbereitet darzustellen.
Abbildung: Dashboards vs. Ad-Hoc Analysen
Alle wichtigen Daten im Blick: KPI-Dashboards
Die Kombination aus klar definierten Leistungskennzahlen und leicht verständlichen Grafiken bildet eine exzellente Entscheidungsgrundlage. Auf Basis von KPI-Dashboards können zielgerichtet Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken identifiziert werden.
Themenspezifische Dashboards für Business-Units, Kostenentwicklungen oder Preissimulationen aus unterschiedlichen Ländern und Bereichen sorgen für den nötigen Detailgrad. Während sich ein Management-Dashboard eher auf das „Big Picture“ beschränkt, kann ein Controlling-Cockpit, ein Marketing-KPI-Dashboard oder ein Vertriebs-Dashboard adressatengerecht Informationen vermitteln:
- War meine letzte Preiserhöhung erfolgreich, d.h. wurde sie im Markt auch umgesetzt?
- Ist unser Rabattsystem global konsistent oder zumindest modular?
- Wie performen meine Länder und Regionen und was sind die Ursachen dafür?
- Wo habe ich Margin-Leakages, die geschlossen werden müssen?
Abbildung: Alle wichtigen Daten im Blick
Whitepaper: Erfolge von Preiserhöhungen richtig messen
In den letzten Monaten haben viele Unternehmen mehrfach ihre Preise erhöht. Das Ziel: die Sicherung und Optimierung der eigenen Profitabilität. Die Messung des Erfolgs stellt Unternehmen allerdings vor Herausforderungen. Genau hier setzt der Effektwasserfall für Preiserhöhungen an. Ziel ist, Transparenz darüber zu schaffen, wo und warum Preiserhöhungen (nicht) erfolgreich waren. Im Whitepaper erfahren Sie mehr.
Projektbeispiele und Erfahrungen
Wir von Prof. Roll & Pastuch haben langjährige Erfahrung in der Erstellung von Business-Intelligence-Anwendungen und in der Definition geeigneter KPIs. Wir entwickeln für Sie aussagekräftige und interaktive KPI-Dashboards, die Sie im Business-Alltag weiterbringen.
R&P unterstützt Sie sowohl bei der Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen, der Definition entscheidungsrelevanter KPIs, als auch bei der adressatengerechten Aufbereitung in Form von Dashboards und Business Intelligence Systemen.
Mit einem smarten KPI Dashboard durchstarten
Lassen Sie uns gemeinsam das Potenzial in Ihren Daten heben, damit Sie Entscheidungen schneller treffen können und dabei Ihre Unternehmensziele erreichen. Wir stehen Ihnen gerne bei Fragen und für weiteren Austausch zur Verfügung.
Kai Pastuch
Kai Pastuch ist Geschäftsführer von Prof. Roll & Pastuch – Management Consultants. Vor seinem Einstieg als Managing Partner war er als Director bei einer international führenden Strategie und Marketing Beratung tätig. Als Dipl.-Wirtschaftsinformatiker leitet er auch unsere Software Firma nueprice, die sich mit dem gleichnamigen Produkt auf das Pricing von Ersatzteilen spezialisiert hat. Herr Pastuch verfügt über umfangreiche Projektmanagementerfahrung aus zahlreichen Projekten für internationale Großunternehmen und den deutschen Mittelstand in den Bereichen Preismanagement, Marketing, Vertrieb und Strategie. Neben vielfältigen Fachpublikationen in renommierten Zeitschriften und der Herausgabe der Fachbücher Praxishandbuch Preismanagement und Big Deal Management, ist er ein gefragten Moderator und Vortragsredner rund um die Themen Vertrieb und Pricing. Als praxisorientierter Manager engagiert er sich gerne persönlich auf unseren Projekten und bringt in Workshops und Steerings sein breites Erfahrungswissen ein.
