Durchblick im Daten-Dschungel:
KPIs & Dashboards

Haben Sie Ihre Key Performance Indicators (KPIs) im Blick? Die Leistungskennzahlen messen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens – häufig wird ein konkreter Zielwert definiert, den es zu erreichen gilt. Durch Dashboards können Sie schnell auf Ihre Kennzahlen zugreifen und Entscheidungen treffen. Wir entwickeln für Sie smarte Tools, damit Sie den nächsten KPI-Alarm nicht verpassen.

KPIs: Worauf kommt es an?

Vielerorts ist es Praxis geworden, sämtliche Kennzahlen als KPIs zu bezeichnen. Der inflationäre Gebrauch von KPIs ist allerdings irreführend, da bei weitem nicht alle Leistungsindikatoren auch wirklich der „Schlüssel“ zum Erreichen eines Ziels sind.

Zieldefinition für Business Units

Bevor KPIs definiert werden, muss ein Unternehmen zuerst globale und regionale Ziele für Business Units definieren. Es ist sinnvoll, KPIs je Bereich – zum Beispiel für Marketing, Vertrieb, Finanzen, Logistik – als auch bereichsübergreifend auf höherer Managementebene festzulegen.

Unterschiedliche KPIs pro Unit

Der Schwerpunkt jeder Unit spiegelt sich in den KPIs wider. Während im Online-Bereich die Verweildauer und häufig geklickter Content wichtige Informationsquellen sind, interessieren sich andere Entscheider für die Kosten pro Akquisition oder die Konversionsrate. Für die KPIs sollten Korridore mit bestimmten Handlungsempfehlungen festgelegt werden, damit bei Über- und Unterschreitungen konkrete Aktionen umgesetzt werden. Unterschiedliche KPIs können je nach Wichtigkeit sortiert und gegebenenfalls in einem gewichteten Index zusammengefasst werden.

Anforderungen an einen nützlichen KPI

Häufige Fehler bei KPIs

Ein häufiger Fehler ist die Erstellung von zu vielen Kennzahlen: Informationen müssen auf den Punkt gebracht werden. Wer 50+ KPIs für einen Bereich auflistet, hat ein falsches Verständnis von Schlüsselindikatoren. Das Ziel sollte eine Handvoll KPIs pro strategischem Unternehmensziel und -bereich sein. Weitere Fehler sind, neben einer Flut an Kennzahlen, zu vage definierte KPIs und unklare Verantwortlichkeiten sowie Kennzahlen, die Erfolge und Misserfolge nicht richtig abbilden. KPIs von anderen Unternehmen sind nicht zwingend gute Messgrößen für den eigenen Bereich.

Das Akronym SMART (Specific, Measurable, Achievable, Result-oriented, Time-bound) hat sich bei der Erstellung von KPIs bewährt.

Dashboards –
die übersichtliche Darstellung von Daten

Bei einem Dashboard handelt es sich um eine Seite, die mithilfe von Graphiken und Kennzahlen einen leicht verständlichen Überblick über ein Thema gibt. Häufig wird Business Intelligence Software wie Qlik Sense, Power BI oder Tableau angewandt. Unterschiedliche Datenquellen können hier leicht zusammengeführt und angepasst werden. Dies ist eine exzellente Grundlage, um Berichte und interaktive Reporting-Tools zu erstellen. Die Anwendungen gehen über klassische Excel-Spreadsheets hinaus und bieten deutlich mehr Freiraum bei Visualisierungen großer Datenmengen und zusätzliche Features. Dashboards können schnell aktualisiert oder geteilt werden, außerdem können automatische Benachrichtigungen verschickt werden, wenn Metriken Schwellenwerte über- oder unterschreiten.

Was Dashboards leisten müssen

Dashboards sollten keine Datenfriedhöfe mit langen Tabellen sein, sondern ein leicht verständliches Bild zeichnen. Ein gutes Dashboard erzählt eine klare Story. Häufig wird bei den graphischen Elementen auf Diagrammtypen wie Scatterplots, Bubble-Plots, altbewährte Balken-, Säulen- und Kreisdiagramme oder auf leicht verständliche Tachometer- und Ampel-Abbildungen zurückgegriffen.

Vorteile von Dashboards

Ein klarer Vorteil ist die intuitive Interaktion mit Dashboards – Drilldowns, Zoomfunktionen und Filter erlauben ein schnelles Eintauchen in Daten auf unterschiedlichen Hierarchiestufen. So können Trends und Anomalien erkannt sowie What-If-Szenarien analysiert werden. Das Ziel ist, komplexe multidimensionale Unternehmensdaten übersichtlich aufbereitet darzustellen.

QlikSense-Tool (Auszug)

Alle wichtigen Daten im Blick: KPI-Dashboards

Die Kombination aus klar definierten KPIs und leicht verständlichen Graphiken ist eine exzellente Entscheidungsgrundlage. Auf Basis von KPI-Dashboards können zielgerichtet Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken identifiziert werden.

Themenspezifische Dashboards für die Firmen-Homepage, den Online-Shop oder Business Units aus unterschiedlichen Ländern und Bereichen sorgen für den nötigen Detailgrad. Während sich ein Management-Dashboard eher auf das „Big Picture“ beschränkt, so kann ein Controlling-Cockpit, ein Marketing KPI-Dashboard oder ein Salesforce Dashboard adressatengerecht Informationen vermitteln:

  • War meine letzte Preiserhöhung erfolgreich, d.h. wurde sie im Markt auch umgesetzt?
  • Ist unser Rabattsystem global konsistent oder zumindest modular?
  • Wie performen meine Länder und Regionen und was sind die Ursachen dafür?
  • Wo habe ich Margin Leakages, die dringend geschlossen werden müssen?

Prototypische Umsetzung von User Stories

KPI-Alarm

Die Kombination aus interaktiven Echtzeit-Daten und Warnhinweisen ermöglicht es, sofort zu handeln, wenn ein KPI-Alarm ausgerufen wird. Vorhersage- und Prognosemodelle können leicht ergänzt werden und helfen dabei die Entwicklung von KPIs abzuschätzen. Die einschlägigen Software-Tools sind in der Anwendung sehr benutzerfreundlich und können auch ohne vertiefte IT-Kenntnisse genutzt werden.

Projektbeispiele und Erfahrungen

Prof. Roll & Pastuch – Management Consultants hat langjährige Erfahrung in der Erstellung von Business Intelligence Anwendungen und in der Definition geeigneter KPIs. Wir entwickeln gerne für Sie moderne und interaktive KPI-Dashboards, die Sie im Business-Alltag weiterbringen.

Roll & Pastuch unterstützt Sie sowohl bei der Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen, der Definition aussagekräftiger KPIs, als auch bei der adressatengerechten Aufbereitung in Form von Dashboards.

Mit guten KPIs und smarten Dashboards durchstarten

Lassen Sie uns gemeinsam das Potenzial in Ihren Daten heben, damit Sie schneller Entscheidungentreffen können und Ihre Unternehmensziele erreichen. Wir stehen Ihnen gerne bei Fragen und für weiteren Austausch zur Verfügung.